EDOC - Boletín de funcionamiento

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¿Qué es edoc?

Es un sistema de envío de documentación desde su empresa a sus contactos, con opción de tener acuse de recibo, pues el archivo adjunto se descarga desde el mensaje y queda registrado.

¿Cómo funciona?

Desde su ERP se generan mensajes para los destinatarios con el archivo que desee enviar.

Estos mensajes se almacenan en el servidor de edoc y se envía un correo electrónico al destinatario con un link para su descarga.

Cuando el destinatario realiza la descarga el sistema registra que el mensaje ha sido entregado.

En caso de que no se descargue, en un plazo de dos días se reenvía un nuevo correo electrónico para recordar al destinatario que tiene ese mensaje pendiente.

Su empresa podrá saber que mensajes se han descargado y cuándo desde su panel de control y aquellos que no se han descargado, para contactar con sus destinatarios.

¿Cómo se emplea desde INTERGES?

 

                      INTERGES está integrado con EDOC para en el envío de facturas de venta y cartas de presentación.

                            Para el envío de facturas:

                             Desde el programa INTERGES80, accedemos al módulo de ventas, a la opción de notificación de facturas por edoc.

                            Se corresponde con el icono de la toolbar que tiene el logo de edoc. Desde allí accederemos a la lista de facturas, donde podremos                             filtrar las que en su ficha de cliente tienen como sistema de notificación edoc o otros.

Primero seleccionamos las facturas que queremos enviar a edoc y después pulsamos el botón con el icono de edoc.

El sistema solicita la confirmación del envío indicando el nº de documentos que se van a enviar.

Tras enviar los mensajes, el servidor de edoc enviará los correos electrónicos notificando a los destinatarios que tienen disponible su archivo.

Para el envío de cartas:

Desde el INTERGES80, accedemos al módulo de Ventas, al menú Ventas > Facturas > Emisión de facturas > edoc cartas

 

Para acceder al panel de control de edoc, entre en  http://www.edoc.es  y acceda con su usuario y contraseña.



 

 


Dudas frecuentes

 

¿Dónde puedo cambiar la dirección del destinatario de las facturas?

Desde el mantenimiento de datos del cliente o desde la lista de facturas para edoc, seleccionando la factura, con el botón "Condiciones de envío" podemos cambiar el email de facturación y el método de notificación.


En lugar de enviar las facturas como un link de descarga ¿puedo enviarlas como un fichero adjunto?

Sí, desde la web de edoc, acceda con su usuario y contraseña, y desde el menú "Partners" tendrá acceso a los destinatarios dados de alta. Localice el el quiera modificar y modifique su ficha, en la pestaña edoc marque la opción "Enviar los ficheros como adjuntos".

NOTA: En este formato de envío, perdemos la opción de controlar que el documento adjunto ha sido descargado y el sistema no reenvía nuevos correos electrónicos a los destinatarios.


¿Puedo reenviar un mensaje?

Para enviar un nuevo mensaje, por ejemplo una factura rectificada, debe localizar el mensaje en la web de edoc y eliminarlo. A continuación puede reenviar el documento desde INTERGES a edoc y el sistema lanzará de nuevo la notificación al cliente.